Odoo veya özel yazılım: maliyet konusunda nasıl doğru seçim yapılır?
Odoo gibi bir ERP ve özel yazılım aynı ihtiyaca cevap vermez. Odoo, satışları, alımları, stokları, muhasebeyi veya projeleri hızlı bir şekilde yapılandırmak için genellikle en iyi seçimdir. Özel yazılım, işletmenizin standart bir araca tam olarak uymayan belirli iş süreçlerine sahip olduğunda anlam kazanır.
Yanlış refleks, yalnızca Odoo lisansının fiyatını bir geliştirme projesinin fiyatıyla karşılaştırmaktır. Karlı bir seçim yapmak için toplam maliyeti, kazanılan zamanı, kaçınılan hataları ve aracın önümüzdeki yıllarda işinizi destekleme kapasitesini de karşılaştırmak gerekir.
Bu karşılaştırmanın neden sıklıkla çarpıtıldığı
Bir işletme yönetimini dijitalleştirmeye çalıştığında genellikle iki tür teklif alır:
Kullanıcı başına abonelik ve entegrasyon bütçesi ile bir Odoo teklifi.
Şirket için özel olarak tasarlanmış bir iş uygulaması için bir teklif.
İlk bakışta, Odoo daha ucuz görünüyor: aylık bir lisans ücreti ödüyorsunuz ve CRM, teklifler, faturalar, alımlar, stok, projeler veya muhasebe gibi uygulamalardan yararlanıyorsunuz.
Ama bir lisans, bir projeyi çalıştırmak için yeterli değildir. Ayrıca şunları da planlamak gerekir:
İşletmenin süreçlerinin yapılandırılması.
Müşterilerin, ürünlerin, tedarikçilerin ve geçmişlerin içe aktarılması.
Ekiplerin eğitimi.
Diğer araçlarla bağlantı: web sitesi, e-ticaret, kasa, banka, maaş, taşıyıcı veya muhasebe yazılımı.
Başlangıç sonrası destek.
Faaliyet değiştiğinde gerekli gelişmeler.
Özel bir yazılım, kendi tarafında, daha büyük bir başlangıç yatırımı gerektirir. Ancak, tam olarak yönetim kurallarınızı, fiyat hesaplamalarınızı, belgelerinizi, saha organizasyonunuzu ve mesleğinizin özelliklerini yansıtabilir.
Gerçek soru şu değil: « Bugün en ucuz yazılım hangisi? »
Doğru soru şu: « Hangi araç bize iki veya üç yıl içinde bizi engellemeksizin zaman ve para kazandıracak? »
Odoo : la bonne solution pour standardiser l’entreprise
Odoo, ihtiyacınızın çoğu KOBİ'de zaten yaygın olan süreçlere karşılık geldiğinde özellikle uygundur.
Örneğin, şunları yapmak istiyorsunuz:
Potansiyel müşterileri ve ticari fırsatları yönetmek.
Teklifler oluşturmak ve ardından bunları sipariş ve faturalara dönüştürmek.
Müşteri ödemelerini ve hatırlatmaları takip etmek.
Alımları, tedarikçileri ve stok seviyelerini yönetmek.
Projeleri, görevleri ve zaman çizelgelerini organize etmek.
Müşteri taleplerini ve müşteri hizmetlerini merkezileştirmek.
Bir e-ticaret sitesini ticari yönetimle bağlamak.
Ekipler arasında ayrı Excel dosyalarından kaçınmak.
Bu durumlarda, Odoo'dan başlamak zaman kazandırır. Fonksiyonlar zaten mevcuttur; entegratör bunları organizasyonunuza uyarlayıp ekiplerinizi doğru bir şekilde kullanmaları için eğitir.
Ana avantaj hızdır. Sıfırdan bir uygulama başlatmak yerine, birçok şirket tarafından kullanılan, zaten olgun bir temelden başlıyorsunuz. İlk bir alanı başlatabilirsiniz — örneğin CRM, teklif, faturalama ve stok — ardından uygulamaları kademeli olarak ekleyebilirsiniz.
Örnek: bir hizmet şirketi
Bir bakım şirketi, telefon, e-posta ve web formu aracılığıyla talepler alır. Odoo'dan önce, her satış temsilcisi kendi dosyalarında çalışır, teklifler her zaman yeniden takip edilmez ve müdahale takibi mesajlarla yapılır.
Odoo ile şirket, talepleri CRM'de merkezi hale getirebilir, teklifler oluşturabilir, müdahaleleri başlatabilir, faturaları gönderebilir ve ödemeleri tek bir ortamdan takip edebilir.
Bu durumda, özel bir uygulama geliştirmek nadiren kârlı olur. İhtiyaç klasik, ve Odoo zaten temel gereksinimleri karşılıyor.
Odoo'nun öngörülmesi gereken sınırları
Odoo esnektir, ancak sihirli değildir. Standart bir ERP, iç alışkanlıklarınızın bir kısmını basitleştirmeyi ve standartlaştırmayı kabul ettiğiniz sürece çok iyi çalışır.
Sorun, bir şirketin eski Excel dosyalarının, tarihsel yöntemlerinin veya iş istisnalarının her detayını yeniden üretmeye çalıştığında ortaya çıkar.
İşte dikkat etmeniz gereken bazı sinyaller:
Fiyatlandırmanız, onlarca özel kurala bağlıdır.
Ekipleriniz çok sayıda karmaşık hesaplama kullanıyor.
Her inşaat, dosya veya sipariş farklı bir yol izler.
Çok özel belgelere ihtiyacınız var.
Çalışanlarınız, Odoo'yu sahada çok basit bir arayüzle kullanmalıdır.
Faaliyetiniz, standart modüllerde temsil edilmesi zor bir uzmanlığa dayanıyor.
Lansmandan önce kişiselleştirme taleplerini artırıyorsunuz.
Bazen bir kişiselleştirme gerekli ve oldukça sağlıklıdır. Ancak istisnalar standart işleyişten daha fazla hale geldiğinde, proje sürdürülemez, geliştirilmesi daha pahalı ve kullanımı daha karmaşık hale gelebilir.
Bu durumda Odoo'yu terk etmek zorunda değilsiniz. Müşteriler, faturalar, satın almalar veya muhasebe için yönetim temeli olarak kalabilirken, özel bir iş uygulaması faaliyetinizin en spesifik kısmını yönetir.
Özel yazılım: işiniz fark yarattığında faydalıdır
Özel bir yazılım, büyük şirketlere özgü değildir. Gerçekten değer yaratan veya bugün çok zaman kaybettiren bir süreci dijitalleştirdiğinde ilginç hale gelir.
Örneğin:
Bir mühendislik bürosu, birçok teknik değişkene göre fiyatları otomatik olarak hesaplamalıdır.
Bir inşaat şirketi, şantiyelerini ölçümler, ekipler, alt yükleniciler ve spesifik iş durumları ile takip etmelidir.
Bir üretici, özel boyutlar, seçenekler ve üretim kısıtlamaları ile yapılandırılabilir ürünler satmaktadır.
Bir kiralama şirketi, rezervasyonlar, müsaitlik, teminatlar, olaylar ve değişken tarifeleri yönetmelidir.
Bir şirket, birden fazla platformla çalışmakta ve çok hassas veri alışverişlerini otomatikleştirmelidir.
Bu durumlarda, özel bir yazılım rekabet avantajı haline gelebilir. Sadece "farklı bir araca sahip olmak" için değil: rakiplerinizin hala manuel olarak yönettiği bir yöntemi otomatikleştirmenizi sağlar.
Amaç, yeniden girişleri ortadan kaldırmak, hataları azaltmak, teklifleri hızlandırmak ve ekiplerin gerçek işlerine uygun bir arayüz sağlamaktır.
Üç yıl içindeki maliyeti karşılaştırın
İyi bir karar vermek için, sadece başlangıç maliyetine bakmaktan kaçının. İki çözümü üç yıllık bir süre içinde karşılaştırın.
| Maliyet kalemi | Odoo | Özel yazılım |
|---|---|---|
| Başlangıç kurulumu | Denetim, yapılandırma, veri aktarımı, eğitim ve olası geliştirmeler | İş analizi, tasarım, geliştirme, test, dağıtım ve eğitim |
| Tekrarlayan maliyet | Lisanslar, barındırma, destek, bakım ve gelişmeler | Barındırma, destek, bakım, yedeklemeler ve gelişmeler |
| Veriler | Mevcut dosya ve yazılımlara göre aktarım planlanmalıdır | Ayrıca aktarım planlanmalıdır |
| Diğer araçlarla bağlantılar | Mevcut bağlantılar veya entegrasyon geliştirme | API veya özel bağlantıların geliştirilmesi |
| Ölçeklenebilirlik | Odoo uygulamalarının eklenmesi ve yapılandırılması | İhtiyaca göre özellik eklenmesi |
| Ana risk | Standart bir aracı fazla özelleştirmek | Bütçeyi ve geliştirme süresini küçümsemek |
Basit bir örnek alalım.
Une PME de 15 personnes veut gérer ses prospects, devis, factures, achats et stock. Si ses processus sont relativement classiques, Odoo sera probablement plus rapide et plus économique : l’entreprise pourra commencer avec les modules existants et investir surtout dans l’accompagnement.
Tam tersine, eğer bu aynı KOBİ yüzlerce teknik kombinasyondan teklif oluşturmak, özel belgeler üretmek ve çok özel saha operasyonlarını yönetmek zorundaysa, özel bir katman orta vadede daha kârlı olabilir.
Hesaplama yalnızca entegratöre veya geliştiriciye ödediğiniz tutarı içermemelidir. Ayrıca hataların maliyetini, kaybedilen zamanı, veri girişi tekrarlarını, çok geç gönderilen teklifleri ve bulunamayan bilgileri de içermelidir.
En iyi seçim genellikle hibrittir.
Birçok projede "tamamen Odoo" ile "tamamen özel" arasında seçim yapmamak gerekir.
En akıllı çözüm genellikle Odoo'yu yönetim temeli olarak kullanmak ve ardından yalnızca işinizin özgünlüğünü oluşturan unsurları geliştirmektir.
Odoo o zaman şunları yönetebilir:
İletişim ve CRM.
Teklifler, siparişler ve faturalar.
Alımlar ve tedarikçiler.
Muhasebe.
Stok.
Projeler.
Kullanıcı hakları.
Gösterge panelleri.
Özel uygulama şunları yönetebilir:
Bir iş fiyatlandırma yapılandırıcısı.
Özel bir müşteri portalı.
Saha ekipleri için bir mobil uygulama.
Karmaşık bir teknik hesaplama.
Bir inşaat takip alanı.
Birden fazla yazılım arasında otomasyonlar.
Şirketinize özgü bir onay süreci.
Bu yaklaşım iki uçtan kaçınır: Odoo'yu iyi yapamadığı şeyleri yapmaya zorlamak ya da bir ERP'de zaten mevcut olan standart işlevleri özel olarak yeniden inşa etmek.
Karar vermeden önce sorulacak beş soru
Bir projeyi imzalamadan önce, bu sorulara net bir şekilde cevap vermek için zaman ayırın:
Bugün en çok zaman kaybettiren üç süreç nedir?
Bir işlevler listesi ile başlamayın. Gerçek sorunlardan başlayın: yavaş teklifler, fatura hataları, yanlış stok, unutulan hatırlatmalar veya şantiyelerdeki görünürlük eksikliği.
İhtiyaçlarımız standart mı yoksa mesleğimize özgü mü?
Birçok şirket benzer şekilde çalışıyorsa, Odoo genellikle uygundur. Eğer kurallarınız benzersiz ve stratejikse, özel çözümler gerekebilir.
Sürecimizi dijitalleştirmeden önce basitleştirebilir miyiz?
Karmaşık bir yöntemi dijitalleştirmek otomatik olarak onu daha iyi yapmaz. Bazen birkaç basit kural, projenin maliyetini önemli ölçüde azaltabilir.
Aracı gerçekten kim kullanacak?
Kağıt üzerinde mükemmel bir yazılım, satış elemanları, teknisyenler, yöneticiler veya idari personel tarafından kullanılmadığı sürece hiçbir işe yaramaz. Ergonomi, eğitim ve destek esastır.
Altı ay içinde hangi sonucu elde etmek istiyoruz?
Ölçülebilir hedefler belirleyin: bir teklifin oluşturulma süresini azaltmak, stoku güvenilir hale getirmek, alacakları azaltmak veya projeye göre marjları takip etmek.
Tavsiyemiz: bir denetimle başlamaktır
Bir çözüm seçmeden önce, mevcut işleyişinizi haritalamaya başlayın.
Belirlemek gerekir:
Bugün kullanılan araçlar.
Çift girişler.
Kritik Excel dosyaları.
Tekrarlayan görevler.
Yeniden alınacak veriler.
İlgili kişiler.
Takip edilmesi gereken göstergeler.
Kesinlikle korunması gereken iş özellikleri.
Bu analizden yola çıkarak, ilk aşama için gerçekçi bir kapsam belirleyebilirsiniz.
Bazı durumlarda, sonuç net olacaktır: Odoo standart haliyle ihtiyacı karşılıyor. Diğerlerinde, hedefe yönelik bir özelleştirme veya bir iş uygulaması zorunlu olacaktır. Ve bazen, en iyi öneri hemen büyük bir projeye başlamamak, önce iç süreçlerinizi basitleştirmektir.
Sonuç
Odoo, yönetimlerini sıfırdan başlamadan merkezileştirmek ve standartlaştırmak isteyen şirketler için mükemmel bir çözümdür. Özel çözümler, işinizin gerçek bir fark yaratan ve standart bir araçla doğru bir şekilde kapsanamayan kuralları, hesaplamaları veya süreçleri olduğunda geçerlidir.
Doğru seçim sadece belirtilen fiyata bağlı değildir. Süreçlerinize, ekiplerinize, büyümenize ve mevcut verimsizliğin gerçek maliyetine bağlıdır.
Bir ERP veya özel yazılım seçmeden önce, mevcut işleyişinizin size ne kadara mal olduğunu hesaplayın. Çoğu zaman, doğru çözüm bu noktada belirgin hale gelir.